Même si cela a du mal à se généraliser, la dématérialisation de ces divers documents permet aux entreprises de gagner du temps et surtout de l’argent. En effet, cette suppression de documents papiers permet de faire des économies sur les différents frais d’affranchissement et de papier, donnant aux entreprises le moyen d’être plus écoresponsables. Cela permet également d’avoir une intégration directe dans le système d’information déjà utilisé par l’entreprise, afin d’accéder plus rapidement aux données professionnelles déjà analysées en relation avec les recrutements, la formation ou encore tout ce qui touche aux entretiens d’évaluation. Dans d’autres sphères que celle des RH, par exemple en comptabilité, la dématérialisation des diverses factures, bons de commande ou encore relevés bancaires est déjà très avancée, et les RH sont loin derrière, notamment à cause de cette réticence de certains managers à vouloir abandonner leur bonne vieille paperasse. De plus, auparavant, les DRH devaient consulter leurs équipes pour décider si oui ou non ils dématérialiseraient leurs divers documents. Depuis 2017 et la loi ElKhomri, les employeurs n’ont plus besoin de consulter leurs collaborateurs pour prendre leur décision.
Quels sont donc les avantages et les inconvénients de la dématérialisation dans le domaine des RH ? Pourquoi certaines entreprises restent un peu dubitatives et hésitent à sauter le pas ?
Bien choisir ses outils de dématérialisation :
Il est vrai que rien ne remplace les relations humaines et le contact humain. Mais d’un autre côté, si les nouveaux outils permettent à une entreprise de gagner du temps et de l’argent, alors il vaut peut-être le coût de digitaliser ce contact humain. Avant de tout dématérialiser, il faut prendre le temps et se concerter pour bien prendre en compte tous ses besoins et faire un point sur ce que l’entreprise dispose déjà. Car ces nouveaux outils ont un coût, et pas des moindres.
Il faut donc bien savoir quel type de service peut répondre à nos besoins et à quel(s) prestataire(s) nous devons faire appel :
– besoin d’aide à la numérisation ?
– besoin d’un outil ?
– quelle type de signature électronique ? (pour les contrats de travail par exemple, qui ont de la peine à se faire dématérialiser).
– plusieurs prestataires ou solution globale ?
L’important est de stocker, et surtout de manière sure. Pour cela il faut donc choisir le bon outil et choisir entre soit des outils de gestion de talent, de formation et de recrutement, soit des outils de dématérialisation qui ne modifient pas le SI déjà en place, mais qui s’adapte à celui-ci.
AVANTAGES ET INCONVENIENTS
| AVANTAGES | INCONVENIENTS |
| Réduction des coûts | Ampleur de la tâche qui peut faire peur |
| Meilleure productivité | Frein psychologique, importance valeur papier |
| Meilleure relation avec les collaborateurs | ROI lent et pas simple à calculer (niveau rendu) |
| Conformité |
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