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Les ATS (Applicant Tracking Systems) ou logiciels de recrutement ont pour mission de simplifier la vie des recruteurs. Comment ? En les accompagnant dans leur quotidien. Notre logiciel phare, GestMax, est destiné à assister les recruteurs depuis la demande d’ouverture de postes jusqu’à l’embauche du candidat.

Quelles sont les différentes étapes prises en charge par le logiciel ? Comment fonctionne le processus de recrutement sur GestMax ? En quoi le logiciel aide t’il les recruteurs à optimiser leurs recrutements ? Réponses dans notre article.

GestMax, un outil collaboratif

Tout d’abord, GestMax est un outil collaboratif. Toutes les équipes impliquées dans les recrutements peuvent accéder aux candidatures et échanger via le logiciel. En effet, il existe plusieurs types de licences (administrateur, superviseur, manager). Les services RH peuvent ainsi solliciter les avis des opérationnels et organiser les entretiens directement depuis le logiciel. De plus, vous pouvez assurer la traçabilité de vos actions grâce à un historique détaillé et complet.

Le Front Office : l’espace candidat

site-carriere

Une page carrière est intégrée à votre site internet par un principe d’Iframe. Ainsi les candidats peuvent postulent soit directement via votre site soit en passant par un site externe les redirigeant vers l’offre. Lorsqu’une personne postule, un espace candidat sera créé, accessible via son adresse mail et un mot de passe qu’il aura défini.

Tous nos Front Office sont bien entendu personnalisés. Ils sont réalisés sur mesure en fonction de la charte graphique de votre entreprise. Bien sûr, les pages carrière sont responsive et optimisées pour les moteurs de recherche.

Les formulaires de candidature sont personnalisables. Vous pouvez paramétrer vous-même chacun des formulaires de candidature en fonction des postes. Une bibliothèque de formulaires de postes est disponible afin de vous faire gagner du temps.

Le Back Office : l’espace recruteurs

Le Back Office permet  aux recruteurs de piloter l’ensemble de leur processus d’e-recrutement de manière autonome de A à Z.

Workflow-Gestmax

1ère étape : La demande de ressources (module optionnel)

Selon la taille et l’organisation de votre entreprise, vous pouvez avoir besoin de mettre en place un workflow de validation pour l’ouverture de poste. Dans cette optique, nous avons développé un module « demande de ressources ».

Le manager fait sa demande au service RH en complétant la fiche de poste et précisant le motif de la demande. Puis le service RH accepte ou refuse la demande directement via le logiciel. Si la demande est acceptée, le service RH va pouvoir créer le poste.

2ème étape : la création du poste

Le poste est créé dans le logiciel via le module « Postes ». Vous renseignez sur le formulaire de poste toutes les informations concernant le poste (missions, conditions, présentation etc…) Afin d’éviter les ressaisies, vous disposez d’une bibliothèque de postes types. Vous pouvez également reprendre le descriptif de poste depuis la demande de ressources.

3ème étape :  la diffusion de l’offre d’emploi

Grâce à notre outil de multidiffusion Robopost, vous pouvez diffuser l’offre d’emploi en quelques clics seulement sur des centaines de jobboards partenaires. Cela vous évite d’avoir à ressaisir les annonces sur tous les sites. De plus, depuis le logiciel, vous pouvez suivre l’état de vos stocks d’annonces en temps réel.

4ème étape : Réception des candidatures

Toutes les candidatures reçues sont centralisées dans le logiciel. Afin de gagner un temps précieux, le logiciel permet d’automatiser un grand nombre d’actions liées aux processus de sélection des candidatures.

Ainsi, vous pouvez paramétrer une série de statuts déclenchant des actions : demande de RDV, envoi de mails de réponse, transfert à un opérationnel… Ceci vous permettra d’automatiser des tâches répétitives et routinières afin de vous concentrer sur la détection des talents. C’est ce qu’on appelle le workflow de recrutement.

L’avantage de Gestmax est de faciliter les échanges en interne autour des candidatures. Vous pouvez transmettre les candidatures aux opérationnels directement depuis le logiciel et solliciter leur avis. Tous les échanges et l’historique des actions seront centralisés sur la fiche candidat.

5ème étape : Gestion des candidatures

Gestmax-accueil
La page d’accueil de Gestmax

Grâce au logiciel, vous allez pouvoir gérer vos candidatures et organiser au mieux votre travail.

Depuis la page d’accueil, vous disposez d’un tableau de bord modulable et personnalisable. Vous pouvez ainsi visualiser instantanément les offres en cours ainsi que les informations que vous aurez sélectionnées (nouvelles candidatures non lues, tâches à réaliser, messages reçus, statistiques, reporting…)

Le logiciel vous permet également de communiquer avec vos candidats. Vous pouvez leur envoyer un message (SMS, email ou courrier) ou leur proposer un entretien via le module « Agenda ». Cela facilite grandement les échanges et permet de tout centraliser au sein du logiciel. De plus, GestMax vous permet de créer et gérer toutes sortes de messages prédéfinis selon votre charte graphique.

Ça y est, vous avez trouvez LE candidat idéal pour le poste ? Vous n’avez plus qu’à lui faire une proposition de poste ! Si vous disposez du module optionnel Onboarding, vous pouvez même lui transmettre un formulaire d’intégration afin de récolter les informations pour établir son contrat.


Pour aller plus loin…

Vous avez ainsi découvert comment se déroulait le processus de recrutement via GestMax. Le logiciel étant totalement personnalisable, vous avez la possibilité d’y ajouter des modules complémentaires pour simplifier encore plus votre quotidien : entretien vidéo différé, tests, notation, sessions de recrutement… Le logiciel inclue également un module « Statistiques » afin d’analyser vos campagnes et réaliser vos reporting. Il dispose également d’un module « Vivier » qui vous permettra de conserver tous les profils intéressants !

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