Les logiciels de recrutement ou ATS (Applicant Tracking Systems) ont pour mission de simplifier la vie des recruteurs en les accompagnant dans leur quotidien.

Notre logiciel GestMax, assiste les recruteurs de la demande d’ouverture de postes jusqu’à l’embauche finale du candidat.

Quelles sont les étapes prises en charge par le logiciel ? Comment se déroule un recrutement sur GestMax ? Les réponses sont dans l’article qui suit.

GestMax, un outil collaboratif

En premier lieu, GestMax est un outil collaboratif. Toutes les équipes impliquées dans les recrutements peuvent accéder aux candidatures et échanger directement via le logiciel. En effet, il existe plusieurs types de licences (administrateur, superviseur, manager). Les services RH peuvent ainsi solliciter les avis des opérationnels et organiser les entretiens directement depuis le logiciel. De plus, vous pouvez assurer la traçabilité de vos actions grâce à un historique détaillé et complet.

Le Front Office : l’espace candidat

Une page carrière est intégrée à votre site internet, ainsi les candidats peuvent postuler soit directement via votre site soit en passant par un site externe les redirigeant vers l’offre.

Lorsqu’une personne postule, un espace candidat sera créé, accessible via son adresse mail et un mot de passe qu’il aura défini.

Tous nos Front Office sont personnalisés, ils sont réalisés sur mesure en fonction de votre charte graphique. Les pages “carrière” sont responsive et optimisées pour les moteurs de recherche.

Les formulaires de candidature sont personnalisables. Vous pouvez paramétrer vous-même chacun des formulaires de candidature en fonction des postes. Une bibliothèque de formulaires de postes est disponible afin de vous faire gagner du temps.

Le Back Office : l’espace recruteurs

Grâce au Back Office, les recruteurs vont pouvoir piloter l’ensemble de leur processus d’e-recrutement de manière autonome.

Etape 1 : La demande de ressources (module optionnel)

Pour l’ouverture de poste, vous pouvez avoir besoin de mettre en place un workflow de validation. C’est pour cela que  nous avons développé le module « demande de ressources ».

Le manager transmet sa demande au service RH en complétant une fiche de poste et en précisant le motif de la demande. Le service RH accepte ou refuse la demande directement via le logiciel et peut ainsi créer le poste.

Etape 2 : la création du poste

Le poste est créé dans le logiciel via le module « Postes ». Vous renseignez sur le formulaire de poste toutes les informations concernant le poste (missions, conditions, présentation etc…) Afin d’éviter les ressaisies, vous disposez d’une bibliothèque de postes types. Vous pouvez également reprendre le descriptif de poste depuis la demande de ressources.

Etape 3 :  la diffusion de l’offre

Grâce à notre outil de multidiffusion Robopost, vous pouvez diffuser l’offre d’emploi en quelques clics directement sur des centaines de jobboards partenaires. De plus, depuis le logiciel, vous pouvez suivre l’état de vos stocks d’annonces en temps réel.

Etape 4 : La réception des candidatures

Les candidatures reçues sont toutes automatiquement centralisées dans Gestmax, mais surtout permet d’automatiser un grand nombre d’actions liées aux processus de sélection des candidats.

Par exemple, vous pouvez paramétrer une série de statuts déclenchant des actions : demande de RDV, envoi de mails de réponse, transfert à un opérationnel… Ceci vous permettra d’automatiser des tâches répétitives et routinières afin de vous concentrer sur la détection des talents. C’est ce qu’on appelle le workflow de recrutement.

Les échanges en interne autour des candidatures sont simplifiés, tous les échanges et l’historique des actions seront centralisés sur la fiche candidat.

 

Etape 5 : Gestion des candidatures

Depuis la page d’accueil, vous disposez d’un tableau de bord modulable et personnalisable. Vous pouvez visualiser instantanément les offres en cours ainsi que les informations que vous aurez sélectionnées (nouvelles candidatures non lues, tâches à réaliser, messages reçus, statistiques, reporting…)

Le logiciel vous permet également de communiquer avec vos candidats. Vous pouvez leur envoyer un message (SMS, email ou courrier) ou leur proposer un entretien via le module « Agenda ».  Enfin, GestMax vous permet de créer facilement des messages prédéfinis selon votre charte graphique.

Etape 6 : Finalisation du recrutement

Ça y est, vous avez trouvé LE candidat idéal pour le poste ? Vous n’avez plus qu’à lui faire une proposition de poste ! Si vous disposez du module optionnel Onboarding, vous pouvez même lui transmettre un formulaire d’intégration afin de récolter les informations pour établir son contrat.

Les modules complémentaires…

GestMax étant totalement personnalisable, vous avez la possibilité d’y ajouter des modules complémentaires pour simplifier encore plus vos recrutements : entretien vidéo différé, tests, notation, sessions de recrutement… Gestmax inclue également un module « Statistiques » afin d’analyser vos campagnes et réaliser vos reporting ainsi qu’un module « Vivier » qui vous permettra de conserver tous les profils les plus intéressants !